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Financial Business Teamwork

Auf- & Ausbau eines Financial Business Intranets

Was kann ein Financial Business Intranet leisten?

Egal ob ein Finanzdienstleistungsunternehmen, ein Team von Beratern oder auch Chef und Assistent/in – jeder, der in einem Netzwerk mit Gleichgesinnten zusammenarbeitet, kommt nicht um ein eigenes Intranet herum! Es sei denn, er verzichtet im Gegensatz zu seinem Wettbewerber auf Informationsvorsprung, Transparenz, Kommunikation, Produktivität und Wissenserhalt!

Ein professioneller Internetauftritt kann enorme Wettbewerbsvorteile schaffen – aber die Verbesserung der internen Kommunikation und der schnelle Zugriff auf gemeinsam genutzte Informationen wird größere Wettbewerbsvorteile bringen – deshalb gibt es immer mehr Intranet’s!
Über das firmeninterne Intranet stehen dem Mitarbeiter genau die Informationen zur Verfügung, die er zur Optimierung seiner Aufgabe benötigt. Die Mitarbeiter suchen im Intranet gezielt dann, wenn sie die Informationen brauchen.
Dazu zählen Empfehlungslisten, Formularcenter, Veranstaltungstermine, Schulungsvideos, Präsentationsvorlagen und vieles mehr. Die Organisation von Daten und Informationen ist der Schlüssel für effektive Arbeit in Netzwerken.

Wozu sich ein Intranet ideal verwenden lässt:

  • Diskussionsforen für verschiedene Bereiche (Projekte, Vorschläge)
  • gemeinsam genutzte elektronische Kundenakten
  • Organisation von Marktzugang (Leadmanagement)
  • Dokumentation der Beleg- oder Dateiablage
  • EDV-Informationen / Dokumentationen
  • Integration von Home Office Mitarbeitern, Kunden, Assistenten
  • Organisation von Urlaubsvertretungen
  • firmenrelevante Linksammlung für Internetrecherchen
  • Marketingpläne
  • News und Ereignisse (allgemeine und abteilungsbezogene)
  • Normen und Vorschriften, DIN und ISO 9x Handbücher
  • Informationen für neue Mitarbeiter, Organisationshandbücher
  • Presseberichte / Pressearchiv
  • Projektkoordination und Projektterminkalender
  • Präsentations- und Briefvorlagen
  • Formularcenter (z.B. Kontoeröffnungsunterlagen, Konditionstableaus, Beratungsprotokolle)
  • Schwarze Bretter für vielerlei Zwecke
  • betriebliches Vorschlagswesen, Ideenarchiv
  • Wissensdatenbank für Technik, Vertrieb, Marketing, Verwaltung
  • Antragswesen und Genehmigung für Urlaub, Räume, Geräte, Fahrzeuge, etc. (Ressourcenverwaltung)

Die Kernherausforderung bei der Installation und dem Betrieb eines Intranets ist die Beteiligung der Nutzer bei der Gestaltung und fortlaufenden Veränderung. Die Anforderungen derer, die das Intranet für die Verbesserung der Kommunikation in ihren Netzwerken und die Organisation ihrer Daten nutzen, zu erfüllen, ist der Hauptanspruch an ein Financial Business Intranet.
In einem modernen Intranet werden die aktuellen Kommunikationswege eingebettet, um deren Nutzung so einfach wie möglich zu machen. D.h. in einer internen Wissensdatenbank werden für alle neuen Mitarbeiter Schulungsvideos und Präsentationen vorgehalten. Artikel und News werden per Messenger mit dem Verfasser verbunden, um bei Rückfragen zeitnah Antworten zu erhalten.
Formulare werden bereits vorausgefüllt, um manuellen Aufwand gering zu halten. Ressourcen werden effektiv verwaltet, ohne dass sich jemand darum kümmern muss!
Die umsetzbaren Funktionalitäten sind vielfältig und sehr von den Anforderungen des einsetzenden Netzwerks abhängig. Deswegen ist zu berücksichtigen, dass in einem Financial Business Intranet die Anpassung auf die Anforderungen und Prozesse des Netzwerks lebensnotwendig sind, um langfristig die Vorteile eines solchen Intranets nutzen zu können!

Nützliche Funktionen

Durchsuchen aller verfügbaren Arbeitsbereiche

Durchsuchen Sie auf einfache Weise Ihre lokalen Kopien von Inhalten mithilfe der leistungsfähigen Integration von Windows Search.

  • Sie können Ihre Suchabfragen anpassen, um äußerst genaue Ergebnisse zu erhalten.
  • Suchen Sie über den Startbereich, den Arbeitsbereich oder direkt über die Windows-Startschaltfläche.

Einfacher zur richtigen Zeit auf die richtigen Tools zugreifen

Neue und verbesserte Features können Ihre Produktivität steigern. Dies gilt jedoch nur, wenn Sie sie finden können, wenn sie benötigt werden. Das Menüband ersetzt die herkömmlichen Menüs und Symbolleisten durch ein frisches und hochgradig visuell orientiertes Layout mit Befehlen, die mithilfe von Registerkarten logisch strukturiert werden, sodass Sie die jeweils benötigten Funktionen schnell finden können. Das neue Menüband kann außerdem an Ihre persönlichen Arbeitsgewohnheiten angepasst werden.

Erfolgreichere Zusammenarbeit


Wenn Sie mit SharePoint Server verbunden sind, können Sie die folgenden Aufgaben ausführen:

  • Verwenden des Steuerelements Auschecken/Einchecken, um den Zugriff auf Inhalte einzuschränken, an denen Sie arbeiten.
  • Überprüfen der Titel, Kategorien und Stichwörter, die Ihren Inhalten (mithilfe von SharePoint-Eigenschaften) hinzugefügt wurden, durch die Inhalte einfacher durchsucht und gefunden werden können.
  • Anzeigen des Versionsverlaufs und sogar Wiederherstellen früherer Versionen, wenn erforderlich.
  • Gemeinsame Dokumenterstellung in Word und PowerPoint.

Hinzufügen von Inhalten mit direktem Ordnerzugriff

Greifen Sie auf SharePoint-Dokumentbibliotheken wie auf lokale Windows-Ordner zu.

  • Arbeiten Sie mit Ihren Dateien auf einer SharePoint-Website, durchsuchen Sie sie in Ihren lokalen Ordnern und speichern Sie sogar Dateien aus anderen Anwendungen in diesen Ordnern.
  • Vertrauen Sie darauf, dass hinzugefügte Dateien erneut mit der SharePoint-Website synchronisiert werden.

Mit Office Mobile von mehr Orten aus auf Ihre Daten zugreifen

Mit SharePoint Workspace Mobile, verfügbar als Komponente von Office Mobile auf Windows Phone – Geräten, sind Sie in der Lage, Aufgaben mithilfe des Windows Phones zu erledigen:

  • Anzeigen von Dokumentbibliotheken und -listen: Stellen Sie schnell eine Verbindung mit dem SharePoint-Server her, und greifen Sie von jedem Ort aus auf Inhalte zu.
  • Zugreifen auf Dokumente über das Telefon: Öffnen Sie Dokumente mithilfe von Office Mobile direkt aus SharePoint, bearbeiten Sie diese, und speichern Sie sie dann auf einfache Weise erneut auf dem Server.
  • Offlinezugriff und Synchronisieren von Änderungen: Sie können ein Dokument mit Ihrem Telefon synchronisieren und später darauf zugreifen. Geschieht dies, werden alle Änderungen erneut automatisch in SharePoint gespeichert.
  • Bleiben Sie auf dem neuesten Stand: Halten Sie ein Dokument lokal synchronisiert. Wenn es durch Teammitglieder geändert wird, sind Sie auf diese Weise immer auf dem neuesten Stand.
  • Nutzen der Synchronisierungsvorteile: Sie können alle Ihre Inhalte, Kalender und Kontakte anzeigen, während Sie mobil sind.

Neue Wege der Zusammenarbeit definieren

Mit der gemeinsamen Dokumenterstellung brauchen Sie nicht mit Ihren Kollegen im gleichen Raum zu sitzen, um Teamprojekte zu bearbeiten. Jetzt können Sie gleichzeitig und gemeinsam Word- und PowerPoint-Dateien bearbeiten, die in SharePoint Workspace bereitgestellt werden, auch wenn Sie sich an verschiedenen Orten befinden. Sie sparen Zeit beim Bearbeiten von Dokumenten, Arbeitsblättern, Präsentationen oder Inhalten und dem gemeinsamen Zusammentragen der entsprechenden Notizen. Und Sie können darauf vertrauen, dass Ihre Änderungen in SharePoint Workspace und auf SharePoint Server gespeichert und aktualisiert werden. Mit der gemeinsamen Dokumenterstellung können Sie von unterschiedlichen Standorten aus mit anderen Personen gleichzeitig an Word- und PowerPoint-Dateien zusammenarbeiten, die in SharePoint Workspace gespeichert sind.

Synchronisieren mit SharePoint-Websites

Mit wenigen Mausklicks können Sie SharePoint-Bibliotheken und -Listen mit Ihrem Computer synchronisieren.

  • Greifen Sie lokal auf Ihrem Computer auf synchronisierte SharePoint-Bibliotheken und -Listen zu – selbst dann, wenn keine Verbindung mit dem SharePoint-Server besteht.
  • Bearbeiten Sie Inhalte, wenn keine Verbindung mit dem SharePoint-Server besteht. Ihre Änderungen werden zwischengespeichert und warten auf die Synchronisierung.
  • Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Änderungen automatisch mit dem Server synchronisiert werden, wenn Sie erneut online sind und eine Verbindung besteht.
  • Sparen Sie beim Hoch- und Herunterladen von Inhalten Zeit, weil SharePoint Workspace nur die Änderungen und nicht das vollständige Dokument synchronisiert.
  • Behalten Sie den Überblick. Wenn Dateien auf der SharePoint-Website geändert werden, wird die aktuellste Version in SharePoint Workspace angezeigt.

Financial Business Teamwork

Teamwork erfordert die richtige Kommunikation

Wenn wir über Financial Business Teamwork reden, dann ist dies ein auf den jeweiligen Finanzdienstleister und seine individuelle Struktur zugeschnittenes Konzept. Diese Konzept beinhaltet eine Kombination von Werkzeugen (Softwaretools), die eine Arbeit im Team effizient unterstützt. Um nur einige Möglichkeiten zu nennen:

  • Nutzung eines Financial Business-Intranets mit seinen Möglichkeiten der Datenhaltung und Zusammenarbeit im Team
  • Nutzung moderner Kommunikationswege wie Messenger, Teamviewer, Skype, Exchange-Server
  • sinnvolle Nutzung lokaler Ressourcen wie RSS-Feeds, Offline-Sharepointbibliotheken, Sharepoint-Workspaces

Nur mit heutigen Kommunikationswegen und unter Nutzung der derzeitigen technischen Möglichkeiten ist es einem Finanzdienstleister (egal welcher Größe) möglich, den Informationsfluss in dieser Branche zu bewältigen.

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